Anke Klaassen ha lavorato come consulente per l’informazione e la comunicazione per l’anagrafe presso il comune di Venlo. Di recente ha creato l’app Socie per il suo consiglio comunale. Abbiamo parlato con lei della sua esperienza con Socie.
"Il Comune di Venlo voleva un modo semplice per iscriversi alle riunioni.
riunioni".
Puoi raccontare qualcosa di più su di te e sul tuo lavoro?
Sono Anke Klaassen e ho lavorato presso il comune di Venlo come consulente per l’informazione e la comunicazione
per il registro. Il registro fornisce consulenza, supporto e assistenza al consiglio comunale e ai singoli consiglieri. Il registro pianifica le riunioni, assicura che i documenti delle riunioni siano completi e corretti e fornisce consulenza su proposte, metodi di lavoro e/o approcci. Inoltre, il registro informa i residenti sul lavoro del consiglio comunale.
Perché hai deciso di utilizzare un’app?
Il Comune di Venlo voleva un modo semplice per iscriversi alle riunioni
. Volevano anche poter vedere chi si era iscritto a quale attività.
Inoltre, è comodo vedere rapidamente l’ordine del giorno e altre informazioni sulle riunioni sul tuo telefono
.
Come è andata la configurazione dell’app?
È andato tutto liscio. Per prima cosa abbiamo pensato a quali informazioni volevamo mostrare a
i consiglieri. Abbiamo deciso di inserire nell’app solo informazioni pubbliche. Poi
abbiamo collegato l’app al nostro sistema informativo comunale di GemeenteOplossingen
(GO), in modo che l’app mostri sempre le informazioni giuste. È stato molto semplice.
"L’applicazione Socie è collegata al nostro sistema informativo comunale di GemeenteOplossingen (GO), quindi l’app mostra sempre le informazioni giuste".
Com’è andato il lancio dell’app?
La maggior parte dei consiglieri non ha avuto bisogno di aiuto. Scaricare e accedere è stato molto
facile. L’ho spiegato anche nella nostra newsletter e ho organizzato tre sessioni di drop-in
per coloro che avevano bisogno di aiuto.
Quali sono state le reazioni iniziali all’applicazione?
Tutti hanno risposto positivamente. I consiglieri sono soddisfatti delle funzionalità dell’app.
"Tutti hanno reagito positivamente".
Chi gestisce l’applicazione?
L’applicazione è gestita dall’ufficio di segreteria. Dopo il termine ultimo per la registrazione di un’attività del consiglio di
, l’ufficio di segreteria può stilare un elenco di tutti i partecipanti per organizzare correttamente l’attività del consiglio di
.
Chi utilizza l’applicazione?
L’applicazione è utilizzata da:
- Consiglieri comunali
- Consiglieri cittadini (aiutano i consiglieri comunali)
- Il Collegio dei Sindaci e degli Assessori e alcuni colleghi del comune
Venlo - Impiegato e personale di cancelleria
Come si fa a mantenere l’app attuale?
L’applicazione viene aggiornata automaticamente grazie al collegamento con il nostro sistema informativo del consiglio. Quindi
vedrai sempre le riunioni corrette, le attività del consiglio e ulteriori informazioni su quelle
riunioni. Gli utenti dell’app ricevono notifiche sui loro telefoni quando si avvicina la
data di chiusura di un’attività del consiglio. Nell’app pubblichiamo anche le newsletter del
consiglio comunale.
Al momento non utilizziamo l’opzione per creare gruppi nell’app. Questo potrebbe essere utile
per gruppi e comitati in modo che possano comunicare in modo riservato
nel loro ambiente.
"Collegandoti al nostro sistema informativo del consiglio si vedono sempre le riunioni corrette, le attività del consiglio e ulteriori informazioni su tali riunioni". riunioni".
Come ti è sembrato l’utilizzo dell’app fino ad ora?
Siamo molto soddisfatti. L’inserimento e il disinserimento delle attività del consiglio avviene in modo molto semplice e rapido. facile. Abbiamo iniziato con poche funzioni per permettere agli utenti di abituarsi. In seguito, potremmo voler aggiungere altre funzionalità. Una funzione utile dell’app è l’invio di notifiche push, come ad esempio promemoria a iscriversi a un’attività del Consiglio. Ora questo avviene automaticamente. In questo modo si risparmia il registro un sacco di lavoro. Siamo felici della nostra scelta di Socie!
Cosa offre l’app?
Il vantaggio maggiore è la facilità d’uso per i consiglieri. L’app fornisce inoltre a
informazioni migliori e aggiornate, ad esempio fornendo una notifica push in caso di riunione d’emergenza o di
cambio di sede. Ciò consente anche di risparmiare molto lavoro per l’anagrafe.
Qual è la funzione più utile dell’app?
L’iscrizione e la disconnessione alle attività del consiglio è molto comoda. Così abbiamo sempre una panoramica aggiornata di
, sia noi che i consiglieri. Anche la funzione di sondaggio è comoda. Grazie a questa funzione,
possiamo raccogliere feedback sull’app, ad esempio.
"La possibilità di firmare per le attività del consiglio è molto comoda. In questo modo abbiamo sempre un elenco aggiornato panoramica, sia noi che i consiglieri".
Consiglieresti l’applicazione ad altre organizzazioni?
Certo. Molti comuni potrebbero beneficiare delle funzionalità di questa applicazione di
Socie.
Ci sono cose che ti mancano nell’app?
Al momento no. Non stiamo ancora utilizzando tutte le funzioni dell’app. Il contatto con
Socie è piacevolee veloce e puoi trasmettere facilmente le tue idee attraverso il sistema di gestione.
