Jigdaljahu è un coro nazionale con circa 160 membri. La società tiene circa otto concerti all’anno in chiese storiche, fa le prove a Barendrecht e ha membri provenienti da tutti i Paesi Bassi. Abbiamo parlato Wiltine Flier, presidente di Jigdaljahu ed entusiasta amministratore della comunità, che ha sviluppato l’applicazione applicazione Socie al suo pieno potenziale all’interno del coro.
"Devi diventare un membro dell’app, altrimenti perderai i messaggi importanti".
- Wiltine Flier, presidente di Jigdaljahu
Perché hai deciso di iniziare a usare un’app?
Due anni fa abbiamo rinnovato il nostro sito web. Allo stesso tempo, abbiamo notato che avevamo bisogno di un luogo centrale per condividere tutte le informazioni. All’epoca utilizzavamo molti gruppi WhatsApp (per le commissioni, il consiglio direttivo, ecc.) e una grande quantità di e-mail, ma non c’era un luogo fisso dove archiviare i documenti o discutere. Il nostro web builder ci ha indicato Socie, la soluzione per tutte le nostre esigenze.
Com’è andata la configurazione dell’app?
La configurazione è stata sorprendentemente semplice. Socie è molto intuitivo. Abbiamo creato alcuni gruppi aperti e chiusi, creato eventi e attivato le iscrizioni alle prove e ai concerti. Abbiamo anche creato un regolamento interno che abbiamo condiviso con i membri.
Come avete lanciato l’applicazione?
Abbiamo informato i membri con il messaggio: "Devi diventare un membro dell’app, altrimenti ti perderai tutti i messaggi cruciali sul coro!". - e questo ha funzionato molto bene per l’adozione.
Per due mesi abbiamo pubblicato nei gruppi WhatsApp esistenti messaggi come: "Si prega di notare che c’è un nuovo messaggio nell’app Socie". Questo ha permesso ai membri di abituarsi tranquillamente. Dopo l’estate, siamo passati completamente a Socie. Chi non è iscritto all’app ora perde informazioni importanti sulla vendita dei biglietti, sui dettagli dei concerti, sugli orari delle esibizioni e su questioni pratiche come le date delle prove e il nuovo repertorio.
"È anche bello che i nuovi membri possano rileggere tutte le informazioni precedenti, cosa che non è possibile fare con WhatsApp".
Come sono state le reazioni iniziali?
All’inizio, alcuni membri erano un po’ titubanti - non negativamente, ma pensavano: "Un’altra app". La situazione è cambiata rapidamente quando hanno notato l’utilità di Socie.
Incoraggiamo tutti ad attivare le notifiche; nelle notizie, 110 membri su 160 hanno attivato le notifiche. All’assemblea annuale abbiamo fornito ulteriori spiegazioni su come utilizzare l’app. Anche i nuovi membri del coro ricevono un manuale personale, in modo da familiarizzare subito con l’app. È anche bello che i nuovi membri possano rileggere tutte le informazioni precedenti, cosa che non è possibile fare con WhatsApp.
Chi gestisce l’applicazione?
Il consiglio gestisce l’applicazione. Se i membri o i comitati vogliono creare un nuovo gruppo, devono presentare una domanda al consiglio. In questo modo manteniamo il controllo.
Supponiamo, ad esempio, che i membri possano unirsi al gruppo ’Cavalca con noi dalla Zelanda’ Se vuoi aggiungere che i membri possono trovare compagni di viaggio, puoi richiederlo a noi. Inoltre, i membri sono liberi di pubblicare messaggi sulla bacheca e in Condividi il tuo momento".
Come utilizzate l’applicazione?
Stiamo distribuendo l’applicazione su larga scala:
- Notizie e blog: per gli aggiornamenti che appaiono anche sui nostri social media
- Gruppi: per comunicare con le prove, i comitati e altre attività.
- Gruppi maschili e femminili: permettere ai membri di iscriversi alle prove in modo mirato
- Eventi: per firmare l’ingresso e l’uscita dalle prove e dai concerti
- Album di foto: per le foto ufficiali dei concerti
- Bacheca: per le chiamate e gli annunci dei membri del coro
- Condividi il tuo momento: Per i membri che desiderano condividere le esperienze intorno a Jigdaljahu
- Modulo di compleanno: per congratularsi a vicenda
- Sondaggi: Come selezionatore di date per gli orari delle prove
- Documenti: Per gli statuti, i regolamenti e altri documenti importanti
- Modulo per i contatti e le sedi: con informazioni sulle sedi delle prove
- Modulo Compiti: attualmente in fase di test, per le attività dei volontari
Utilizzi il modulo attività in modo intensivo.
Vero. Come coro, ci occupiamo di tutto ciò che riguarda la preparazione dei concerti: luci, audio, catering, allestimento. I membri possono iscriversi ai compiti tramite l’app. Questo ci permette di portare rapidamente alla loro attenzione le richieste di aiuto. Abbiamo ancora qualche desiderio di migliorare ulteriormente questo modulo, ma le basi sono promettenti.
Chi usa l’app?
Tutti i membri del coro utilizzano l’app.
Come si fa a mantenere l’app attuale?
Tutte le informazioni necessarie per essere un membro attivo sono contenute nell’app. Il mio consiglio agli altri amministratori: assicurati che le informazioni non possano essere trovate altrove. In questo modo l’app rimarrà automaticamente rilevante.
Come ti è sembrato utilizzarlo finora?
Eccellente. Soprattutto il fatto che i nuovi membri possano rileggere tutto è un grande vantaggio rispetto a WhatsApp.
Cosa ti ha dato l’applicazione?
L’app è il luogo centrale per tutte le comunicazioni, le informazioni e le esperienze. I membri possono trovarsi facilmente e utilizzare attivamente l’app. È una piattaforma sicura e conveniente che rafforza l’interconnessione.
Qual è la funzione più utile?
Senza dubbio i gruppi. In questo modo, la comunicazione è fluida e i documenti vengono conservati. Ad esempio, il comitato Light & Sound realizza video didattici per attività tecniche; li inseriamo nell’app in modo che gli altri possano rivederli facilmente.
Inoltre, eventi indispensabile. Puoi inserirvi numerose informazioni: testi, documenti, orari, luoghi - tutto comodamente in un unico posto. Ogni membro del coro sa di potervi trovare tutte le informazioni più recenti.
Quali funzioni ti mancano ancora?
L’applicazione è già molto completa. Se potessi aggiungere qualcosa, sarebbe un’opzione per collegare, ad esempio, i verbali della riunione annuale tramite un link nel modulo documenti, oltre a una libreria multimediale per riutilizzare facilmente immagini e file.
