Sei stato gentile a iniziare a usare i Tasks. In questa guida ti spiegheremo quali sono le impostazioni e le preparazioni che puoi effettuare come amministratore e quali sono le possibilità che il modulo Tasks offre ai membri della community.
Attivazione dei compiti: iniziamo con la gestione della comunità
Iniziamo attivando il modulo delle attività. Accedi alla dashboard di gestione della community e clicca su moduli → Aggiungi modulo [il modulo fa parte del pacchetto Socie Plus].
Suggerimento: vuoi provare prima i compiti o testarli con un gruppo (più piccolo)? Allora vai nelle impostazioni del modulo dei compiti e, alla voce "accesso", scegli il gruppo con cui vuoi fare il test.
Solo questo gruppo può quindi vedere il modulo delle attività nell’App.
Fase 1: Imposta chi può creare e gestire i compiti nella tua comunità.
Tutti i compiti vengono creati tramite l’App Socie. All’interno delle Attività nella gestione della comunità, puoi Imposta chi può creare e gestire attività all’interno della tua comunità. Per farlo, vai su Impostazioni -> Gestione dei moduli e cerca il modulo Attività. Tramite la modifica, puoi cambiare l’impostazione " creare attività" cambia in:
- Tutti
- Gruppi (poi scegli il gruppo o i gruppi che possono creare attività)
- Amministratori della comunità
Fase 2: Aggiunta di interessi e requisiti.
Oltre a creare e gestire attività, le persone che hai appena selezionato possono anche avere requisiti e interessi aggiungi.
[Nota: la rimozione di interessi e requisiti può essere effettuata solo dai community manager! ]
Gli interessi e i requisiti variano notevolmente da una comunità all’altra e possono quindi essere inseriti autonomamente.
- A interesse è qualcosa che il membro della comunità trova interessante o divertente.
- A richiesto è una qualifica o una caratteristica del membro della comunità.
Esempio 1: quando si crea l’attività per lavorare in un turno al bar, si specifica l’interesse "ospitalità". Come requisito viene specificato "18+".
Esempio 2: quando si crea il compito di presidiare una postazione di primo soccorso a un evento, si specifica come requisito "Diploma di primo soccorso".
Esempio 3: quando si crea l’attività per zappare un giardino, "Lavorare in giardino" viene specificato come interesse.
Esempio 4: quando si crea l’attività "Porta la signora de vries al Bingo", viene specificato l’interesse "Autista". Come requisito viene specificato "Patente di guida".
Come si aggiungono i requisiti e gli interessi?
Per aggiungere requisiti e interessi alle attività, puoi seguire i seguenti passaggi:
1. Apri l’app Socie e vai nel menu.
2. Clicca su "Le mie attività" e poi su "Gestione attività".
3. Qui vedrai le opzioni "Interessi" e "Requisiti". Clicca su una di queste opzioni.
4. Clicca sul pulsante di creazione e inserisci il nome dell’interesse o del requisito.
5. Salva.
Ora, quando crei/modifichi un’attività, puoi selezionare questi interessi e requisiti.
A questo punto puoi lasciare la dashboard e continuare a utilizzare l’app sul tuo cellulare.
Potrebbe essere consigliabile aggiungere prima alcuni interessi e requisiti all’app. Per farlo, accedi all’app -> Menu -> I miei compiti -> Gestione dei compiti. Qui puoi già indicare alcuni interessi e requisiti. I membri/volontari possono poi spuntare questi interessi e requisiti sui loro profili.
Passo 3: Creare attività
Ora siamo pronti ad aggiungere il primo compito alla community. Per farlo, vai nel modulo Attività dell’app e clicca sul simbolo +.
Puoi compilare i seguenti campi:
- Nome (Dai al compito un nome appropriato)
- Data di scadenza (Scegli una data per la quale l’attività deve essere completata)
- Descrizione
- Posizione
- Interessi (clicca su Gestione interessi, poi su Aggiungi e spunta)
- Requisiti (clicca su gestisci requisiti, poi su aggiungi e spunta)
- Numero limitato di posti (Indica quante persone stai cercando per l’attività)
- Promemoria (Imposta un promemoria per chi si iscrive)
- Allegati (Aggiungi qualsiasi allegato)
- (Basta aggiornare l’applicazione per visualizzare la data dell’attività).
Passo 4: Gestione di una o più attività
Una volta create le attività, puoi anche gestirle. Questo ti permette di essere il proprietario dell’attività:
- Membri invitare per un compito
- Membri programma su un’attività
Membri Invito per un compito significa che chiedi a qualcuno se vuole eseguire il compito. La persona riceve una notifica nell’app e può accettare o rifiutare il compito. In qualità di membro, puoi visualizzare tutti i tuoi inviti tramite I miei compiti -> inviti.
Come proprietario di un’attività, puoi vedere tutti i tuoi inviti. Vai nel menu, poi su Le mie attività e su Le mie attività -> inviti.
Quando tu, come proprietario dell’attività, inviti qualcuno, il volontario riceve una notifica.
Se il volontario non soddisfa i requisiti, questo viene segnalato nell’app. Il profilo è quindi incompleto. Viene mostrato quale requisito è necessario. Il volontario può cliccare su "completa il profilo" e accettare il compito. Viene visualizzato il messaggio "sei registrato per questo compito". Il proprietario dell’incarico riceve una notifica di accettazione dell’incarico.
Membri programma su un’attività significa che hai assegnato a qualcuno questo compito. Quindi la persona ha già accettato e viene programmata dal proprietario dell’attività per questo compito.
Per farlo, vai su un’attività che possiedi e scegli Invita o Pianifica.
Lasciare un compito aperto ai membri
Puoi anche lasciare l’attività "aperta" in modo che le persone della comunità possano iscriversi all’attività.
Passo 5: Completare le attività
Una volta completata un’attività, questa può essere completata dagli esecutori dell’attività o dal proprietario dell’attività. In questo modo puoi avere una buona visione d’insieme delle attività che vengono completate.
Il completamento di un’attività avviene aprendo e completando l’attività.
Nella scheda "Completato", vedrai la panoramica delle attività completate.
Tutto è pronto, ora mancano solo gli iscritti!
Si trattava di tutti i passaggi per creare un’attività, programmare i membri, invitare o lasciare aperta l’attività. E, ovviamente, per completarla.
Poi l’ultimo passo importante!
Attivare i membri per iscriversi alle attività.
Nota: per iscriversi alle attività, i membri devono creare un profilo di volontario.
Quando i membri cliccano su I miei compiti, possono creare un profilo di volontario.
Cliccando su "Il mio profilo di volontario", ogni membro può indicare se:
- Disponibile per le attività
- Quali interessi ha
- Quali requisiti soddisfa
(In questo caso è importante creare interessi e requisiti).
Suggerimento: invia ai tuoi membri una notifica push (notifica) per informarli che possono creare il loro profilo di volontario (tramite I miei compiti) per assicurarti che il modulo dei compiti parta al meglio.
Ricerca di attività
Nella schermata delle attività dell’app, sia i membri che i proprietari delle attività possono comprendere rapidamente le attività. Puoi cercare un’attività e le opzioni di filtro ti permettono di :
- Filtrare le attività in base agli interessi
- Filtrare le attività in base ai requisiti
- Filtri di conversazione in base all’occupazione (pieno o ancora aperto)
- Vedi quali altri volontari svolgono determinate attività che ti piacciono.
- Visualizzare le proprie attività
- Visualizzazione delle attività completate
Domande frequenti:
- In qualità di membro, puoi anche indicare che non vuoi svolgere compiti
Sì, è possibile. Ogni membro ha la possibilità di indicare sul proprio profilo di volontario il disponibile per le attività disabilita l’opzione.
- L’amministratore di una comunità può gestire gli interessi e i requisiti creati da altri?
Sì, è possibile. Gli amministratori della comunità possono gestire tutti gli interessi e i requisiti, mentre i proprietari delle attività possono solo aggiungere (non rimuovere) interessi e requisiti.
- Il sistema invia dei promemoria quando devi svolgere un’attività? E se sì, quando?
Sì, se il proprietario dell’attività dell’attività ha impostato questo aspetto. Al momento della creazione dell’attività, un proprietario dell’attività aggiungere un promemoria relativo alla data dell’attività o a un momento a tua scelta.
- Un’attività per la quale ti sei iscritto apparirà anche nel tuo calendario?
No, l’attività non apparirà nel tuo calendario.
- Come proprietario dell’attività, puoi apportare modifiche in un secondo momento?
Sì, è possibile. In corrispondenza dell’attività, vedrai tre puntini in alto. Questo indica le opzioni che puoi spuntare e quindi puoi anche selezionare l’attività "modifica". I volontari riceveranno una notifica della modifica.
