La Fondazione Mountainbike Utrechtse Heuvelrug coordina i volontari con Socie
“Avevamo un gruppo privato su Facebook, ma ricevevamo sempre più richieste da parte dei volontari che ci chiedevano di chiuderlo.”
La Fondazione Mountainbike Utrechtse Heuvelrug gestisce dodici percorsi per mountain bike sull’Utrechtse Heuvelrug. Insieme, questi percorsi formano una rete di circa 120 chilometri di singletrack. Questo richiede molta manutenzione, un coordinamento chiaro e un folto gruppo di volontari motivati.
Prima la fondazione usava Facebook per comunicare con i volontari. Ma all’interno del gruppo è cresciuto il desiderio di passare a un’altra piattaforma. Un’app per i volontari che rispecchiasse meglio i loro valori: riservata, intuitiva e senza che i dati vengano usati per gli algoritmi.
Con l’app per volontari Socie, la fondazione ha trovato un punto di riferimento centrale per la comunità dei volontari. I volontari si uniscono ai gruppi di manutenzione, si offrono per i lavori e, una volta finito, vedono cosa è stato fatto lungo i percorsi. Abbiamo parlato con Hans Paridaens delle loro esperienze con Socie.
Puoi dirci qualcosa di più sulla vostra app per i volontari?
Hans Paridaens fa parte della Fondazione Mountainbike Utrechtse Heuvelrug fin dall’inizio. Come membro del consiglio direttivo, sa bene quanto lavoro ci voglia per mantenere i percorsi sicuri, puliti e in buone condizioni. Tutto questo grazie all’impegno di un folto gruppo di volontari.
“Ormai gestiamo dodici percorsi per mountain bike sull’Heuvelrug. Si tratta di circa 120 chilometri di singletrack.”
La community è composta da circa 210 volontari. Nell’app Socie è stato creato un gruppo di manutenzione dedicato per ogni percorso. I responsabili di zona coordinano il lavoro sul proprio percorso e gestiscono il gruppo corrispondente.
I volontari decidono da soli a quale gruppo unirsi. Alcuni seguono solo il percorso nella propria zona, altri danno un’occhiata anche agli altri percorsi.
“C’è chi dice: ‘Io vivo qui a Soest, voglio solo sapere cosa succede a Soest’. Ma se vogliono dare un’occhiata a cosa succede negli altri gruppi di manutenzione, possono farlo tranquillamente.”
Ciò che unisce i volontari è la loro passione per la mountain bike, la natura e il fatto di prendersi cura insieme del territorio.
“Abbiamo tutti la stessa passione. Per lo sport, per la natura e per impegnarci.”
Perché avete scelto l'app per i volontari Socie?
Il passaggio è iniziato con alcune domande da parte dei volontari. Il gruppo Facebook privato funzionava bene dal punto di vista pratico, ma non era più in linea con il modo in cui la fondazione e i suoi volontari volevano gestire i dati.
“Abbiamo ricevuto troppe richieste da parte di volontari critici che ci chiedevano di abbandonare Facebook. Ci hanno chiesto se potevamo trovare un’altra piattaforma.”
Secondo Hans, molti volontari hanno a cuore la natura, la sostenibilità e la privacy. Per questo la scelta di passare a un’altra app per i volontari non è stata solo una questione pratica, ma anche di principio.
“In generale, sono persone con spirito critico che amano la natura e hanno uno stile di vita sostenibile.”
L’app Socie offriva un’alternativa che permetteva alla fondazione di contattare i propri volontari senza chiedere più dati del necessario. Inoltre, i dati effettivamente utilizzati vengono archiviati su server europei.
“Neanche a noi interessano quei dati. Non li useremo, non vogliamo usarli.”
Come usate l'app per i volontari Socie?
L’app Socie per i volontari è il punto di riferimento per tutto ciò che riguarda i volontari. I nuovi volontari vengono aggiunti come membri e poi scelgono autonomamente a quali gruppi di manutenzione vogliono unirsi. Questo garantisce libertà ed evita che le persone ricevano informazioni che non sono rilevanti per loro.
“Aggiungo un nuovo volontario come membro. Dopodiché, ogni membro è libero di unirsi a un gruppo di manutenzione, a più gruppi o a tutti.”
I responsabili di zona usano l’app Socie per creare gli appuntamenti di manutenzione. In questi eventi c’è scritto dove e quando il gruppo si ritrova e cosa si farà più o meno. I volontari possono poi iscriversi.
“I responsabili di zona organizzano gli eventi. E lì c’è scritto: sabato, in quel posto e a quell’ora ci ritroviamo.”
Per gli organizzatori questa panoramica è molto utile. Possono vedere in anticipo quante persone ci saranno e valutare di quale materiale avranno bisogno.
“Così l’amministratore ha un’idea di quante persone può aspettarsi e se magari deve portarsi degli attrezzi.”
Un registro delle manutenzioni
Dopo un intervento di manutenzione, il responsabile di zona pubblica spesso un breve resoconto con delle foto. In questo modo si crea automaticamente un registro dei lavori effettuati lungo i percorsi. È una cosa carina per i volontari, ma è anche utile per i proprietari dei terreni che vogliono vedere cosa succede.
“Il responsabile di zona scrive un breve resoconto di ogni evento. Spesso sono testi davvero esilaranti.”
Anche Staatbosbeheer ha accesso alla nostra app per i volontari Socie, così è sempre aggiornato. E a Soest, per esempio, anche il Comune può dare un’occhiata. Così si vede quanto lavoro viene svolto dietro le quinte: dallo sgombero dei sentieri alla posa dei cartelli, fino alla raccolta dei rifiuti abbandonati.
“Per noi è una specie di diario per tutti: ecco cosa è successo qui.”
Com'è andato il passaggio all'app per i volontari?
Il passaggio all’app Socie è stato semplicissimo. Hans ha pubblicato un post nel gruppo Facebook spiegando che la fondazione avrebbe continuato la propria attività tramite Socie. Da quel momento in poi, i volontari hanno potuto registrarsi tramite un indirizzo e-mail dedicato.
“Ho scritto un post su Facebook: passiamo all’app Socie.”
I nuovi volontari mandano i loro dati a Hans. Lui li aggiunge all’app dei volontari e invia anche una breve guida. In pratica, però, non servono molte spiegazioni.
“In realtà, i nuovi membri non mi fanno proprio nessuna domanda su come funziona esattamente. È tutto molto intuitivo.”
Chi gestisce l'app per i volontari?
Hans gestisce l’app dei volontari all’interno dell’app Socie. I nuovi volontari si iscrivono tramite lui. La fondazione chiede solo i dati necessari: un indirizzo e-mail, nome e cognome ed eventualmente una breve motivazione.
“Mi occupo della community dei volontari. I nuovi volontari possono iscriversi tramite un modulo sul sito web, e poi li inserisco su Socie”
La gestione dei gruppi di percorsi spetta agli amministratori di zona. Sono loro a creare gli eventi, a pubblicare i resoconti e a mantenere attivo il proprio gruppo. In questo modo, la gestione della community rimane vicina alle persone che ne coordinano la manutenzione.
Come fate a mantenere attiva l'app per i volontari?
C’è sempre qualcosa da fare lungo i percorsi e nei dintorni. A volte si tratta di manutenzione ordinaria, altre volte bisogna intervenire in fretta dopo una tempesta, un incidente o una situazione di pericolo. I volontari mettono i cartelli, tengono liberi i sentieri e si assicurano che i mountain biker e gli altri escursionisti siano al sicuro.
Anche tenere pulito l’ambiente fa parte del gioco. I volontari raccolgono i rifiuti che trovano per strada. Alcuni addirittura fanno periodicamente un giro lungo il percorso con un sacco della spazzatura.
“È il percorso dei volontari e loro se ne sentono responsabili.”
Oltre che per la manutenzione, la fondazione usa l’app Socie per i volontari anche per le attività di gruppo, come il barbecue annuale. In questo modo si raggiungono tutti i volontari in una volta sola e loro possono iscriversi facilmente.
“Così puoi contattare tutti i membri in una volta sola e chiunque può iscriversi.”
Quali sono i vantaggi dell'app per volontari Socie?
L’app Socie aiuta a organizzare un grande gruppo di volontari sparsi su diversi percorsi. I volontari trovano il proprio gruppo di manutenzione, i responsabili pianificano facilmente un intervento e tutti possono vedere cosa succede.
Per Hans, il valore sta soprattutto nella visione d’insieme e nella facilità d’uso. L’app per i volontari si adatta perfettamente al modo in cui funziona la fondazione: in modo pratico, autonomo e con linee di comunicazione dirette.
“Se c’è qualche problema, viene risolto subito. Le linee di comunicazione sono davvero brevi.”
Inoltre, l’app Socie per i volontari rispecchia i valori dei volontari stessi. La fondazione può comunicare senza dipendere da Facebook e senza che i dati vengano utilizzati per altri scopi.
“Le persone sono davvero contente di usare l’app Socie, ma anche semplicemente dell’idea alla base.”
Consigliereste Socie?
Hans consiglierebbe Socie alle organizzazioni che lavorano con i volontari e hanno bisogno di una comunicazione chiara. Soprattutto per le comunità che organizzano eventi o attività, è comodo che tutto sia raccolto in un unico posto.
“Se vuoi organizzare eventi o comunicare in modo semplicissimo, funziona benissimo.”
Per la Fondazione Mountainbike Utrechtse Heuvelrug, l’app per volontari Socie è ormai diventata un punto di riferimento per i volontari. L’app aiuta a gestire i percorsi, a mantenere vivo l’interesse delle persone e a dare visibilità al lavoro del gruppo.
